Idag använder sig de flesta företag av internet för sina olika arbetsmoment. Speciellt när det kommer till ekonomi och ärendehantering. Ett väl planerat och strukturerat projekt eller verksamhetsplan gör att allt löper smidigare, och med minimala kostnader. Genom att lägga sin information på nätet har man det tillgängligt och lätt överskådligt.
Ett bra ärendehanteringssystem underlättar verkligen arbetet. Man kan klart och tydligt föra in uppgifter om vad ärendet handlar om, hur det ska utföras och när det ska vara klart. Vartefter som arbetet skrider framåt för man in de nödvändiga informationen för att veta när allt är klart. Det är ganska vanligt att ge varje separat ärende ett specifikt nummer, eftersom ärendehantering vanligtvis inkluderar flera olika projekt eller delar på samma gång. Man kan snabbt ta upp det ärende man vill kontrollera, eller uppdatera.
Det är idag vanligt med projektverktyg på nätet. Beroende på vilken ställning man har i företaget brukar man få tillgång till olika uppgifter. Antingen får avdelningen en viss behörighet, för de uppgifter som just de håller på med. Eller så kan man lägga in individuell behörighet för ärendehantering. Alla kan jobba med samma projekt eller ärende, det är ett pussel som till sist ger en hel bild. Eftersom vissa projekt kan löpa över lång tid är det viktigt att alla pusselbitar kan ko-ordineras på ett lämpligt sätt.
Med ett ärendehanteringssystem kan man dels följa utvecklingen av ett ärende, men även ta hand om de avvikelser från schemat som nästan alltid uppkommer. Det är mycket ovanligt att ett projekt går precis enligt planeringen, trots bra ärendehantering och projektverktyg på nätet. Så gott som alltid kommer det upp en avvikelse från planen, ibland förutsedd- andra gånger helt oväntad. Vissa ärendehanteringssystem idag separerar den ideala kursen från verkligheten, om man kan uttrycka sig så. Problem och avvikelser tas upp som en separat process, som löper jäms med den planerade.
Det är lättare att ha en klar översikt med projektverktyg på nätet. Oavsett vilken sorts ärendehanteringssystem man väljer kan man komma åt det från vilken plats som helst. Detta underlättar för internationella företag, till exempel, som har medarbetare utspridda i olika länder. Men även inom samma företag har man avdelningar som specialiserar sig på olika moment. När alla kan samarbeta om samma projekt, direkt på sin egen dator, går det fortare och minskar även risken för att man gör misstag. Det är klart och tydligt specificerat vilken arbetsuppgift man har och när den ska vara klar.
